ZARZĄDZENIE Nr 15/2003

ZARZĄDZENIE NR 15/2003

Wójta Gminy Bielice

z dnia 28 lutego 2003r.

w sprawie ustalenia instrukcji archiwalnej

W celu zapewnienia prawidłowej Organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w urzędzie, stanowię co następuje:

§ 1

Ustalam instrukcję regulującą organizację i zakres działania archiwum zakładowego oraz zasady i tryb postępowania z dokumentacją w Urzędzie gminy w Bielicach, zwaną w treści "Instrukcją", stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2

Nadzór nad prawidłową realizacją postanowień zawartych w "Instrukcji" powierza się Zastępcy Wójta Gminy Bielice.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia, po uprzednim zaakceptowaniu przez Archiwum Państwowe w Szczecinie.

Załącznik nr 1

do Zarządzenia Wójta Gminy 15/2003

z dn. 28.02.2003r.

INSTRUKCJA

w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Urzędzie Gminy w Bielicach

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1

1. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego w Urzędzie Gminy w Bielicach oraz zasady i tryb postępowania z powstającą w urzędzie dokumentacją.

2. Ilekroć w instrukcji jest mowa o:

1) archiwum zakładowym - należy rozumieć zasięg działania jednostki

organizacyjnej, w której zostały utworzone,

2) jednolitym rzeczowym wykazie akt - należy przez to rozumieć jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych (Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dn. 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych - Dz. U. Nr 112, poz. 1319)

§ 2

I. Dokumentacja powstająca w urzędzie dzieli się na:

1) dokumentacje stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład

państwowego zasobu archiwalnego, zwanego "materiałami

archiwalnymi",

2) dokumentację nie stanowiącą materiałów archiwalnych, zwaną

"dokumentacja nie archiwalną".

II. Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty,

korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i

plany, fotografie, filmy, nagrania dźwiękowe i videofonowe, bez względu na

sposób ich wytwarzania.

III. Odrębnie uregulowane jest postępowanie z:

1) dokumentacją tajną,

2) dokumentacja projektową, geologiczną, geodezyjno - kartograficzną i

audiowizualną.

IV. Oznaczenie kategorii dokumentacji:

1) kategorie archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne

oznacza się symbolem "A",

2) kategorię archiwalną dokumentacji nie archiwalnej oznacza się

symbolem "B", z tym że:

a) symbolem "B", z dodatkiem cyfr arabskich oznacza się kategorię

dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po

upływie obowiązującego okresu przechowywania liczy się w

pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia

roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez

dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb urzędu oraz

dla celów kontrolnych,

b) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe

znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest

przekazywana na makulaturę lub zniszczenie,

c) symbolem "BE" z dodatkiem cyfr arabskich oznacza się

dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu

przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej

charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum

państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej

dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem

dokumentacji za materiały archiwalne.

3) w szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może

dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w pkt 2 lit. a,

uznając ją za materiały archiwalne.

§ 3

I. "Materiały archiwalne" przechowuje się w archiwum zakładowym nie dłużej

niż 25 lat od ich wytworzenia. Po upływie tego terminu urząd przekazuje

materiały archiwalne do archiwum państwowego.

II. Dokumentację nie archiwalną archiwum zakładowe przechowuje przez

okresy ustalone w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Po upływie terminów

ustalonych dla tego typu dokumentacji podlega ona brakowaniu.

Rozdział II

Przepisy szczegółowe

Organizacja archiwum zakładowego

Lokal archiwum zakładowego i jego wyposażenie

§ 4

I. Lokal archiwum zakładowego powinien posiadać:

1) pomieszczenie biurowe służące do pracy biurowej pracownika

odpowiedzialnego za prowadzenie archiwum zakładowego oraz

umożliwiające udostępnianie materiałów archiwalnych,

2) pomieszczenie służące do składowania dokumentacji materiałów nie

archiwalnych wydzielonych do wybrakowania lub przeznaczonych na

makulaturę albo do zniszczenia,

3) wyposażenie archiwum zakładowego powinno stanowić:

- regały metalowe ustawione od siebie w odstępie 70 cm, nie

sięgające sufitu i nie przylegające bezpośrednio do kaloryferów,

okien i drzwi wejściowych jak również do lamp elektrycznych.

Półki regałów przystosowuje się do układania akt w pozycji

poziomej. Dolna półka regałów powinna być umieszczona w

odległości nie mniejszej niż 20 cm od podłogi. Wszystkie półki

powinny być opisane i ponumerowane.

4) w pomieszczeniach archiwalnych obowiązuje:

- wzorowy porządek i czystość,

- absolutny zakaz palenia tytoniu i używania wszelkiego rodzaju

urządzeń grzewczych, które mogłyby stworzyć niebezpieczeństwo

powstania pożaru,

- utrzymywanie stałej temperatury - w granicach 16-18⁰C i

wilgotności względnej nie przekraczającej 55-65%,

- właściwe zabezpieczenie instalacji elektrycznej. Punkty świetlne

muszą być zamknięte w kloszach.

5) lokal archiwum musi być zabezpieczony:

- przed pożarem i włamaniem, a także przed innymi

niebezpieczeństwami, mogącymi spowodować ubytek lub

zniszczenie dokumentacji. Drzwi do archiwum muszą być

metalowe lub dobrze obite blachą, zaopatrzone w odpowiednie

zamki,

- w dwa komplety kluczy, z których jeden posiada pracownik

archiwum a drugi winien znajdować się w szafie pancernej u

Wójta,

- zarówno na korytarzu przed wejściem do archiwum jak i w

pomieszczeniu archiwum powinna znajdować się gaśnica,

- kraty zabezpieczające wejście do korytarza, gdzie znajduje się

pomieszczenie archiwum, ponieważ znajduje się ono na I piętrze

budynku (starego) urzędu gminy.

Zakres działania archiwum zakładowego

§ 5

Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

1) przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji nie archiwalnej od referatu finansów i samodzielnych stanowisk Urzędu Gminy w Bielicach - akt spraw ostatecznie zakończonych w stanie uporządkowanym z kompletnymi rocznikami,

2) układanie przyjętych akt oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych, prowadzenie ewidencji, dbanie o należyte warunki przechowywania dokumentacji i zabezpieczanie przed zniszczeniem,

3) udostępnianie materiałów archiwalnych i "dokumentacji nie archiwalnej"

4) przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,

5) przygotowywanie "dokumentacji nie archiwalnej" do brakowania, branie udziału w komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę lub zniszczenie, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia archiwum państwowego,

Obowiązki pracownika archiwum zakładowego

§ 6

1. Za działalność archiwum zakładowego odpowiada kierownik urzędu.

2. Pracownik archiwum zakładowego odpowiedzialny jest za zachowanie tajemnicy służbowej i państwowej.

3. Do obowiązków pracownika archiwum zakładowego należy dbanie o bezpieczeństwo zgromadzonej dokumentacji, a w szczególności zabezpieczenie przed pożarem, wilgocią, mechanicznym zniszczeniem i przed szkodami.

4. Pracownik archiwum zakładowego powinien posiadać przynajmniej wykształcenie średnie oraz właściwe przygotowanie specjalistyczne (kurs kancelaryjno - archiwalny).

5. Pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe składa roczne sprawozdanie z wykonania czynności i zadań archiwum zakładowego. Sprawozdanie powinno przedstawiać w metrach bieżących ilość dokumentacji:

- przyjętej do archiwum zakładowego,

- przekazanej do archiwum państwowego,

- nie archiwalnej wydzielonej na makulaturę lub zniszczenie,

- nie archiwalnej przekazanej na makulaturę lub zniszczenie,

- udostępnionej, zgodnie z wykazem udostępniania akt.

6. Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie archiwum zakładowego zobowiązany jest znać strukturę organizacyjną urzędu, instrukcję kancelaryjną oraz jednolity rzeczowy wykaz akt, według którego referat finansowy i samodzielne stanowiska prowadzą akta spraw.

7. W razie zmiany osoby odpowiedzialnej za prowadzenie archiwum zakładowego, przekazanie nowemu pracownikowi powinno być dokonane protokołem zdawczo - odbiorczym.

Przyjmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe

§ 7

1. Okres przechowywania dokumentacji w referacie finansowym i na samodzielnych stanowiskach pracy oraz sposób przekazywania tej dokumentacji do archiwum zakładowego reguluje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 112, poz. 1319).

2. Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie archiwum w porozumieniu z kierownikiem referatu finansowego oraz samodzielnymi stanowiskami pracy ustala corocznie termin przekazywania akt spraw ostatecznie zakończonych do archiwum zakładowego w terminie do 31 marca każdego roku.

3. Przekazujący dokumentację do archiwum zakładowego zobowiązani są do odpowiedniego jej uporządkowania i przedłożenia pracownikowi archiwum wraz ze spisem zdawczo - odbiorczym. Spisy zdawczo - odbiorcze sporządza się w trzech egzemplarzach dla kat. "B" i w czterech egzemplarzach dla akt "A" (patrz § 8, pkt 2), z których jeden pozostaje na stanowisku pracy lub w referacie przekazującym dokumentację a pozostałe egzemplarze przedkłada się wraz z przekazywanymi dokumentami do archiwum zakładowego. Spisy zdawczo - odbiorcze podpisuje pracownik zdający dokumentację lub kierownik referatu finansowego oraz pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe. W spisie zdawczo - odbiorczym należy umieszczać dokumentację kolejno według haseł klasyfikacyjnych zgodnych z jednolitym rzeczowym wykazem akt.

4. Pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe przekazuje do archiwum państwowego jeden egzemplarz spisów zdawczo - odbiorczych materiałów archiwalnych przyjętych przez archiwum zakładowe ze sprawozdaniem, o którym mowa w § 6, pkt. 5.

5. Archiwum zakładowe przechowuje tylko dokumentację przekazaną przez referat finansowy i samodzielne stanowiska pracy Urzędu Gminy w Bielicach. Dokumentację pochodzącą z innych jednostek archiwum zakładowe może przyjmować i przechowywać jedynie na polecenie Wójta Gminy.

Ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym

§ 8

1. Pracownik archiwum zakładowego oznacza przyjętą dokumentację swoją sygnaturą składająca się z kolejnego numeru spisu zdawczo - odbiorczego łamanym przez rok, łamanym przez ilość pozycji w spisie.

2. Osobno spisuje się i przekazuje materiały archiwalne kategorii "A" i osobno dokumentację nie archiwalną kategorii "B". Dal kategorii "A" spis zdawczo - odbiorczy sporządza się w czterech egzemplarzach, dla kategorii "B" w trzech egzemplarzach. Z każdej kategorii po jednym egzemplarzu otrzymuje pracownik lub kierownik referatu przekazujący akta do archiwum, pozostałe egzemplarze wraz z dokumentacją przejmuje pracownik archiwum zakładowego. Wzór spisu zdawczo - odbiorczego określa załącznik Nr 9 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U.Nr 112, poz. 1319). Spisy zdawczo - odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. Jeden egzemplarz spisów zdawczo - odbiorczych do teczek osobno dla materiałów archiwalnych i osobno dla dokumentacji nie archiwalnej, które stanowią podstawę ewidencji dokumentacji znajdującej sie w archiwum zakładowym.

3. Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są:

- spisy zdawczo - odbiorcze "materiałów archiwalnych" kat. "A" przekazywanych do archiwum zakładowego,

- spisy zdawczo - odbiorcze "materiałów archiwalnych" przekazywanych do archiwum państwowego,

- karta udostępniania dokumentacji z archiwum zakładowego,

- protokoły oceny dokumentacji nie archiwalnej i protokoły zniszczeń.

Ponadto niezbędna jest teczka zawierająca instrukcje, regulaminy i przepisy prawne dotyczące prawidłowego funkcjonowania archiwum zakładowego oraz teczka - nadzór nad archiwum zakładowym zawierająca przede wszystkim protokoły kontroli archiwum zakładowego.

Sposób przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym

§ 9

1. Jeżeli wielkość pomieszczenia przeznaczonego na archiwum zakładowe na to pozwala, to zakłada się, że przejmowana dokumentacja będzie układana oddzielnie dla referatu i poszczególnych stanowisk pracy. W przypadku braku miejsca, dokumentację należy układać w kolejności przekazywanych dokumentów z różnych stanowisk pracy w nieprzerwanej kolejności numerów spisów zdawczo - odbiorczych.

2. Przyjętą do archiwum dokumentację układa się na półkach poziomo, z lewej strony do prawej w kolejności sygnatur.

3. Mapy i rysunki techniczne należy przechowywać zwinięte w rulon w specjalnych pudłach, tubach, futerałach.

4. Regały i półki powinny być oznaczone odpowiednią numeracją.

Udostępnianie dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym

§ 10

1. Dokumentacja znajdująca się w archiwum zakładowym może być udostępniana dla celów służbowych i naukowo - badawczych.

2. Udostępnianie dokumentacji dla celów służbowych odbywa się za zgodą pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie archiwum zakładowego, przez odnotowanie udostępnianej dokumentacji w wykazie.

3. Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo - badawczych odbywa się na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

4. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniu archiwum zakładowego pod nadzorem pracownika archiwum.

5. W uzasadnionych przypadkach dokumentacja może być wypożyczana poza lokal archiwum do biur urzędu. Należy wówczas ponumerować strony i dokładnie opisać wypożyczane dokumenty oraz ustalić i odnotować termin zwrotu dokumentów.

6. Zabrania się wypożyczania dokumentacji poza obręb Urzedu Gminy w Bielicach.

7. Poza lokal archiwum zakładowego nie wolno wypożyczać:

- dokumentacji zastrzeżonej przez kierownika referatu finansowego lub innej osoby przekazującej dokumentację do archiwum,

- dokumentacji uszkodzonej,

- środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.

8. W miejsce akt wyjętych z półki, archiwista zakładowy wkłada kartonową zakładkę - kartę zastępczą, na której dokonuje stosownych adnotacji dotyczących wyjętych i udostępnionych akt. Z chwilą zwrotu akt pracownik archiwum wpisuje na karcie udostępniania datę ich zwrotu, a udostępnioną teczkę odkłada na właściwe miejsce na regale.

Odpowiedzialność korzystających za udostępnioną dokumentację

§ 11

1. Korzystający z dokumentacji archiwum zakładowego ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionej dokumentacji i zwrot w wyznaczonym terminie.

2. Pracownik odpowiedzialny za całość udostępnionej dokumentacji na karcie wypożyczania w obecności osoby dokonującej zwrotu wypożyczonej dokumentacji wpisując datę zwrotu.

3. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanej dokumentacji, pracownik odpowiedzialny za prowadzenie archiwum zakładowego sporządza protokół, który podpisują:

- osoba, która wypożyczyła dokumentację,

- pracownik odpowiedzialny za prowadzenie archiwum lub

- kierownik referatu, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych lub dołącza się do uszkodzonych dokumentów, drugi przechowuje się w ewidencji archiwum zakładowego a trzeci przekazuje się osobie lub kierownikowi referatu, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji.

4. Za nieodpowiedzialność osób wypożyczających dokumentację z archiwum zakładowego Wójt gminy wystosuje sankcje służbowe.

Wydzielanie dokumentacji

§ 12

1. Przeglądu i wydzielenia dokumentacji dokonuje pracownik odpowiedzialny za prowadzenie archiwum zakładowego.

Przez wydzielenie należy rozumieć:

1) wyłączenie materiałów archiwalnych, podlegających przekazaniu do archiwum państwowego,

2) wyłączenie dokumentacji nie archiwalnej kategorii B do wybrakowania.

3) wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem BE przeznaczonej do ekspertyzy.

2. Wydzielenie dokumentacji odbywa się komisyjnie.. Komisja składa sie z trzech osób:

- przewodniczącego, wyznaczonego przez Wójta,

- przedstawiciela referatu finansowego obeznanego z całością pracy referatu lub osoby prowadzącej samodzielne stanowisko pracy,

- pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie archiwum zakładowego.

3. Wydzielenie dokumentacji odbywa się na podstawie spisów zdawczo odbiorczych oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. Komisja dokonuje oceny zgodności opisu teczek z ich zawartością.

4. Z czynności związanych z wydzieleniem dokumentacji komisja sporządza protokół, do którego dołącza spisy wydzielonej dokumentacji.

5. Spisy wydzielonej dokumentacji, podpisane przez członków komisji wraz z protokołem przedkłada się do zatwierdzenia Wójtowi Gminy.

Przekazywanie "materiałów archiwalnych" do archiwum państwowego

§ 13

1. Archiwum zakładowe przekazuje materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego nie później niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia na zasadach przewidzianych w obowiązujących przepisach..

2. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisu zdawczo - odbiorczego, podpisanego przez Wójta. Jeden egzemplarz spisu zatrzymuje archiwum zakładowe, dwa egzemplarze przekazuje się wraz z wnioskami do archiwum państwowego.

3. Przy pierwszym przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego należy dołączyć krótką informację opisową charakteryzującą urząd: datę powołania, zasięg działania, strukturę organizacyjną. Przy następnym przekazaniu, do spisu dołącza się informację o zmianach w strukturze organizacyjnej urzędu lub w jednolitym rzeczowym wykazie akt, jeżeli takie zmiany nastąpiły między jednym a następnym przekazaniem materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

4. Datę przekazania akt kategorii "A" do archiwum państwowego odnotowuje pracownik archiwum zakładowego w odpowiedniej rubryce spisu zdawczo - odbiorczego.

5. Termin przekazania materiałów archiwalnych określa archiwum państwowe w porozumieniu z jednostką przekazującą

6. Koszty związane z przekazaniem akt ponosi jednostka organizacyjna przekazująca akta do archiwum państwowego.

Przeznaczenie "dokumentacji nie archiwalnej" kategorii "B" na makulaturę lub zniszczenie

§ 14

1. Spisy dokumentacji zakwalifikowanej na makulaturę lub do zniszczenia należy przesłać do archiwum państwowego w celu uzyskania zezwolenia na jej zlikwidowanie. Spisy wraz z protokołem brakowania sporządza się w dwóch egzemplarzach.

2. Po uzyskaniu zgody przez archiwum państwowe dokumentacja przeznaczona na makulaturę lub zniszczenie powinna być złożona w osobne miejsce.

Nadzór nad archiwum zakładowym

§ 15

1. Prawo kontroli archiwum zakładowego mają osoby upoważnione przez archiwum państwowe.

2. Archiwum państwowe sprawuje nadzór nad archiwum zakładowym w zakresie: organizacji, prowadzenia, zabezpieczenia, gromadzenia, ewidencji dokumentacji i porządkowania oraz przekazywania do archiwum państwowego.

Rozdział III

Postępowanie z dokumentacją w przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej

Obowiazki archiwisty zakładowego wobec likwidatora

§ 16

1. Archiwista zakładowy obowiązany jest do powiadomienia likwidatora o stanie uporządkowania i zewidencjonowania zgromadzonych archiwaliów, a szczególnie o tym, czy były wytwarzane materiały archiwalne i czy tego rodzaju dokumentacja znajduje się w zasobie archiwalnym.

2. Archiwista zakładowy powinien poinformować likwidatora o prawnych aspektach postępowania z dokumentacją likwidowanej jednostki, zwracając szczególną uwagę na konieczności ustalenia sukcesora dla nie przeterminowanej dokumentacji nie archiwalnej, a w razie jego braku - ustalić firmę przechowalniczą, której można bezpiecznie powierzyć na dalsze przechowywanie swoją dokumentację.

3. Ważną czynnością jest opracowanie i przedłożenie likwidatorowi planu uporządkowania całego zasobu, z jednoczesnym określeniem terminów realizacji poszczególnych zadań.

4. Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie archiwum zakładowego winien ustalić harmonogram przejmowania dokumentacji z likwidowanych stanowisk pracy ze szczególnym uwzględnieniem materiałów archiwalnych, które według orientacji archiwisty powinny być przekazane a znajdują się jeszcze u pracowników wytwarzających materiały archiwalne.

Skontrum zasobu archiwalnego

§ 17

Jedną z pierwszych czynności związanych z uporządkowaniem zasobu archiwalnego likwidowanej jednostki jest przeprowadzenie skontrum. Polega ono na porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym.

W trakcie skontrum wyodrębnieniu podlegają akta:

1) obce, przejęte w drodze dziedziczenia lub wcześniejszej reorganizacji,

2) wymagające ekspertyzy archiwalnej,

3) dla których minął już okres obligatoryjnego przechowywania

Aktualizacja ewidencji

§ 18

1. W oparciu o zweryfikowane spisy zdawczo - odbiorcze dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym, przygotowuje się ewidencję materiałów archiwalnych i nie przeterminowanej dokumentacji nie archiwalnej.

2. Szczególnie starannego sporządzenia ewidencji wymagają akta pracownicze i płacowe:

- akta osobowe,

- karty wynagrodzeń,

- listy płac.

Przygotowanie dokumentacji do przekazania

§ 19

1. W przypadku ustania działalności urzędu, wszystkie materiały archiwalne bez względu na to czy minął im dwudziestopięcioletni okres przechowywania w archiwum zakładowym czy tez nie, podlegają przekazaniu do archiwum państwowego.

Materiały archiwalne przekazuje się:

1) tylko w stanie uporządkowanym,

2) z notatką zawierającą rys historyczny - urzędu oraz ważniejsze zmiany struktury organizacyjnej.

2. Dokumentacja nie archiwalna, której okres przechowywania minął winna być uporządkowana i przekazana na makulaturę lub zniszczenie, po uzyskaniu zezwolenia przez archiwum państwowe..

3. Dokumentacja nie archiwalna, której okres przechowywania nie minął, winna być wraz z protokołem zdawczo - odbiorczym przekazana jednostce przejmującej sprawy urzędu.