Logo BIP Logo ePUAP
Biuletyn Informacji Publicznej
herb jednostki
Urząd Gminy Bielice
System Rada

System Rada
Profile Radnych, komisje, interpelacje, kalendarz posiedzeń.

System eBoi

eBoi
Jak załatwić sprawę?

System eWrota

eWrota
BIPy jednostek organizacyjnych.

Wystąpienie pokontrolne z kontroli przeprowadzonej w dniach od 12 ? 21 września 2012 r. w Urzędzie Gminy w Bielicach, 74-202 Bielice ul. Niepokalanej 34, oraz w Ośrodku Pomocy Społecznej w Bielicach ul. Jana Pawła II 34

Wystąpienie pokontrolne

            Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 i 4, art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r.
o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz art. 175 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.)
w dniach od 12 – 21 września 2012 r. została przeprowadzona kontrola planowa w trybie zwykłym w Urzędzie Gminy w Bielicach, 74-202 Bielice ul. Niepokalanej 34, oraz
w Ośrodku Pomocy Społecznej w Bielicach ul. Jana Pawła II 34 Kontrolę przeprowadzili: Grzegorz Niemczyk – starszy inspektor (kierownik zespołu kontrolującego) oraz Luiza Chylińska – starszy inspektor wojewódzki z Wydziału Finansów i Budżetu Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie w oparciu o upoważnienia
nr: 1.23/1/2012 i 1.23/2/2012 z dnia 5 września 2012 r. Kontrolę dokonano w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji celowych otrzymanych w 2011 r. w ramach działu 750 – Administracja publiczna, rozdziału 75011 - Urzędy wojewódzkie oraz na dofinansowanie świadczeń pomocy materialnej dla uczniów o charakterze socjalnym „stypendium szkolne”. Ponadto kontrolą objęto prawidłowość prowadzenia ewidencji księgowej i windykacji należności budżetu państwa z tytułu wypłaconych należności z funduszu świadczeń alimentacyjnych w okresach świadczeniowych: 2008/2009, 2009/2010 oraz 2010/2011.   

 

  1. Działania Gminy Bielice związane z udokumentowaniem poniesionych wydatków dotyczących wykorzystania dotacji celowych w 2011 r.:
    1. w ramach działu 750 – Administracja publiczna, rozdziału 75011 - Urzędy wojewódzkie (realizowana przez Urząd Gminy w Bielicach) ocenia się pozytywnie
      z uchybieniami,
    2. na dofinansowanie świadczeń pomocy materialnej dla uczniów o charakterze socjalnym „stypendium szkolne” (realizowana przez Ośrodek Pomocy Społecznej
      w Bielicach), ocenia się pozytywnie.
  2. Czynności dotyczące prowadzenia ewidencji księgowej wraz z procesem windykacji należności budżetu państwa z tytułu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego, w okresach świadczeniowych: 2008/2009, 2009/2010 oraz 2010/2011 (realizowane przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Bielicach), ocenia się pozytywnie
    z uchybieniami
    .

Ogólna ocena skontrolowanej działalności –pozytywna z uchybieniami.

 

Wskazana powyżej ocena została oparta na następujących ustaleniach.

 

Ad. 1a) Dotacja celowa przyznana w ramach działu 750 – Administracja publiczna, rozdziału 75011 – Urzędy wojewódzkie.

 

Wojewoda Zachodniopomorski przyznał Gminie Bielice niżej wymienionymi zarządzeniami dotację celową w dziale 750 – Administracja publiczna, rozdziale 75011 – Urzędy wojewódzkie, § 2010 - Dotacje celowe przekazane z budżetu państwa na realizację zadań bieżących z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminom ustawami:

  1. zarządzeniem nr 62/2011 z dnia 22 lutego 2011 r. w sprawie ustalenia planu dochodów
    i wydatków budżetu Wojewody Zachodniopomorskiego na 2011 r. w kwocie 46.700,00 zł. Środki te przeznaczone zostały na pokrycie wydatków związanych
    z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej,
  2. zarządzeniem nr 685/2011 z dnia 28 października 2011 r. w sprawie zmian w budżecie środków krajowych Wojewody Zachodniopomorskiego na 2011 rok w kwocie
    35.252,00 zł z przeznaczeniem na sfinansowanie odprawy emerytalnej, nagrody jubileuszowej, ekwiwalentu za urlop.

(dowód: akta kontroli od str. nr 14 do 21)

 

Wojewoda Zachodniopomorski przekazał na rachunek Gminy Bielice łączną kwotę przyznanej dotacji celowej w wysokości 81.952,00 zł, która została wydatkowana
w całości, z tego:

  • 38.644,30 zł - na wypłatę wynagrodzeń wraz z pochodnymi dla pracownika Urzędu Gminy w Bielicach wykonującego zadania z zakresu administracji rządowej,
  • 2.300,00 zł - na wypłatę dodatkowego wynagrodzenia rocznego,
  • 8.050,00 zł – na wydatki rzeczowe,
  • 32.957,70 zł – na sfinansowanie odprawy emerytalnej, nagrody jubileuszowej oraz ekwiwalentu za urlop.

Zasadność wydatkowania środków w ramach dotacji została potwierdzona dowodami księgowymi, takimi jak: listy płac, faktury VAT i delegacje. Powyższe dokumenty zostały opisane w sposób prawidłowy.

Stwierdzono na dokumentach PK (polecenie księgowania) brak opisu merytorycznego ze wskazaniem faktur oraz pozycji na fakturach których miało dotyczyć przeksięgowane dotyczące wydatków z rozdziału 75023 – Urzędy gmin na rozdział 75011 – Urzędy Wojewódzkie, do wysokości otrzymanej dotacji.

Środki otrzymanej dotacji zostały faktycznie wypłacone przez jednostkę kontrolowaną.

Zestawienie skontrolowanych dokumentów potwierdzających wykorzystanie dotacji na pokrycie wydatków związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej
w 2011 r. zawarte jest w tabeli nr 1 stanowiącej akta kontroli.

Gmina Bielice prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową środków pochodzących
z przedmiotowej dotacji.

 (dowód: akta kontroli od str. nr 22 do 42)

 

Ad. 1b) Dotacja celowa przyznana w ramach działu 854 – Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdziału 85415 – Pomoc materialna dla uczniów, na dofinansowanie świadczeń pomocy materialnej o charakterze socjalnym  „stypendium szkolne”

Wojewoda Zachodniopomorski przyznał Gminie Bielice niżej wymienionymi zarządzeniami dotację celową w dziale 854 – Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdziale 85415 – Pomoc materialna dla uczniów, § 2030 – Dotacje celowe przekazane z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin. Środki te przeznaczone zostały na dofinansowanie świadczeń pomocy materialnej dla uczniów o charakterze socjalnym – zgodnie z art. 90d i art. 90e ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U.
z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.):

  • zarządzeniem nr 169/2011 z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie zmian w budżecie Wojewody Zachodniopomorskiego na 2011 r. w kwocie 41.737,00 zł,
  • zarządzeniem nr 625/2011 z dnia 13 października 2011 r. w sprawie zmian w budżecie Wojewody Zachodniopomorskiego na 2011 r. w kwocie 39.445,00 zł.

 

Przyznaną kwotę dotacji w wysokości 81.182,00 zł Wojewoda Zachodniopomorski przekazał w trakcie roku na rachunek Gminy.

W okresie objętym kontrolą obowiązywał Regulamin udzielania pomocy materialnej
o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie Gminy Bielice ustalony przez Radę Gminy Bielice, na podstawie art. 90f ustawy o systemie oświaty, uchwałą
nr XXI/123/05 z dnia 21 lipca 2005 r. W powyższym Regulaminie wprowadzono zmiany Uchwałą nr III/6/06 Rady Gminy Bielice z dnia 09 stycznia 2007 r.

W celu zbadania zasadności przyznania świadczenia oraz poprawności wykorzystania otrzymanej dotacji, kontrolujący, za pomocą doboru losowego z interwałem, spośród wszystkich uczniów, którym przyznano świadczenia pomocy materialnej o charakterze socjalnym „stypendium szkolne” w 2011 r. dokonali wyboru 40 decyzji. Wybrana próba stanowiła 41,23 % liczby wystawionych w 2011 r. decyzji (97) w ramach przedmiotowej dotacji. Ponadto kontrolujący, sprawdzili przedstawione akta wylosowanych stypendystów poprzez: zbadanie formalne złożonego wniosku wraz z wymaganą dokumentacją (oświadczenia o dochodach), zasadność i wysokość przyznania stypendium szkolnego, zgodnie z uchwalonym Regulaminem przyznania pomocy materialnej o charakterze socjalnym oraz dokumenty potwierdzające wypłatę środków finansowych.

W wyniku kontroli przedstawionych akt stypendystów, ustalono, że przyznane
w 2011 r. świadczenia pomocy materialnej o charakterze socjalnym „stypendium szkolne” zostały przyznane zgodnie z art. 90d ustawy o systemie oświaty oraz ustalonym przez Radę Gminy w Bielicach Regulaminem przyznania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie Gminy Bielice. Kontroli poddano listy wypłat stypendiów. Listy skonfrontowano z ewidencją księgową i rozliczeniami dotacji. Wykazane w dokumentacjach kwoty są ze sobą zgodne. Stypendium szkolne zostało udzielone w formie świadczenia pieniężnego, zgodnie z § 7 pkt 3 Regulaminu udzielania pomocy materialnej
o charakterze materialnym. Wypłat dokonywano w kasie Urzędu. Listy wypłat stypendiów, wydruki ewidencji księgowej i rozliczenia dotacji dołączono do akt kontroli.

Łącznie na dofinansowanie świadczeń pomocy materialnej dla uczniów o charakterze socjalnym „stypendium szkolne” Gmina Bielice w 2011 roku wydatkowała kwotę
w wysokości 81.182,00 zł, która stanowiła całość dotacji tj. bez udziału własnego gminy. Na okoliczność braku zabezpieczenia 20 % środków w budżecie gminy pobrano pisemne wyjaśnienie od Wójta Gminy Pana Zdzisława Lecha Twardowskiego. Z wyjaśnienia tego między innymi wynika, „iż Gmina nie posiadała wystarczających środków na zaplanowanie w budżecie zabezpieczenia 20 %, gdyż w latach 2010 i 2011 planowany był budżet deficytowy”. Gmina kwotę 16.255,40 zł (należność główna 16.236,40 zł + odsetki 19,00 zł) stanowiącą udział gminy w wysokości 20 % ogółem dokonanych wydatków zwróciła na konto Wojewody Zachodniopomorskiego, po uprzednim wezwaniu do zapłaty, przelewem dnia 27.04.2012 r. oraz dopłaciła brakującą kwotę odsetek w wysokości 6,00 zł przelewem  dnia 16.07.2012 r.

(dowód: akta kontroli str. nr 44)

 

Gmina Bielice w 2011 r. nie przyznała żadnego zasiłku szkolnego dla uczniów znajdujących się przejściowo w trudniej sytuacji materialnej z powodu zdarzenia losowego (art. 90e ustawy o systemie oświaty).

Wykaz skontrolowanych akt stypendystów, którym przyznano w 2011 r. świadczenie pomocy materialnej o charakterze socjalnym „stypendium szkolne” zawarty jest w tabeli nr 2 stanowiącej akta kontroli.

Gmina Bielice prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową środków pochodzących
z przedmiotowej dotacji.

(dowód: akta kontroli od str. nr 45 do 83)

 

  1. Prowadzenie ewidencji księgowej oraz windykacja należności budżetu państwa z tytułu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego

 

            W rejestrze dłużników z tytułu funduszu alimentacyjnego wykazano 60 osób wobec których Gmina prowadzi działania wynikające z ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 Nr 229 poz. 1954 ze zm.) w okresach świadczeniowych 2008/2009, 2009/2010, 2010/2011.

            Zadłużenie z tytułu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego wraz z odsetkami oraz z tytułu zaliczki alimentacyjnej na koniec 2011 r. wykazane w ewidencji księgowej na koncie rozrachunków 221 wyniosło łącznie685.213,55zł, z tego: 401.553,36 zł– należność główna z funduszu alimentacyjnego,66.461,19 zł – odsetki oraz 217.199,00 zł – zaliczka alimentacyjna. Kwoty zadłużenia wykazane w ewidencji księgowej zgodne
są ze sprawozdaniem Rb – 27ZZ za okres od stycznia 2011 r. do końca IV kwartału 2011 roku. Kwoty zadłużenia wykazane w rejestrze dłużników FA na koniec 2011 roku są zgodne z ewidencja księgową.

            W 2011 r. wyegzekwowano od dłużników alimentacyjnych łącznie kwotę 24.267,18 zł, z tego: 14.508,24 zł – fundusz (należność główna) + odsetki w kwocie 6.832,15 zł oraz 2.926,79 zł – zaliczka alimentacyjna.

(dowód: akta kontroli str. nr 84 - 104)

 

W celu dokonania oceny działań wobec dłużników alimentacyjnych zobowiązujących ich do zwrotu zaległości z tytułu wypłaconych świadczeń z tytułu funduszu alimentacyjnego w trzech okresach świadczeniowych, kontrolujący wybrali 20 akt dłużników.

Szczegółowy opis akt dłużników wraz z podjętymi działaniami zawarto w tabelach:
Nr 3 „Fundusz alimentacyjny – działania wobec dłużników” i Nr 4 „Fundusz alimentacyjny – egzekucja” stanowiących akta kontroli.

(dowód: akta kontroli str. nr 105 - 110)

 

Stwierdza się, że Gmina podjęła działania wobec dłużników, polegające
na zawiadomieniu ich o wszczęciu postępowania.

Dla dłużników znajdujących się w wylosowanej próbie, w trzech okresach świadczeniowych (2008/2009, 2009/2010, 2010/2011), wystawiono54 decyzje o zwrocie wypłaconych świadczeń z tytułu funduszu alimentacyjnego na łączną kwotę 260.024,23 zł (należność główna). W podejmowanych czynnościach Gmina wykorzystuje wszystkie możliwości jakie daje ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji
(Dz. U. z 2005 r. Nr 229 poz. 1954 ze zm.) i ustawa o pomocy osobom uprawnionym
do alimentów (Dz. U. z 2009 r., Nr 1 poz. 7 ze zm.).

            W trakcie kontroli stwierdzono u jednego dłużnika brak decyzji o zwrocie wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego, oraz u trzech dłużników alimentacyjnych brak 4 upomnień i w ślad za nimi tytułów wykonawczych. Podczas trwania kontroli wystawiono brakującą decyzję oraz upomnienia. Po uprawomocnieniu się decyzji
i upomnień zgodnie ze złożonymi wyjaśnieniami Pani Anny Marii Kopackiej – Kierownika OPS, zostaną podjęte dalsze czynności egzekucyjne.

 (dowód: akta kontroli str. nr 111 -112)

 

W pozostałych przypadkach w badanych okresach świadczeniowych, po wystawieniu decyzji dłużnikom wobec, których nie było podstaw do zaniechania dalszych działań
(np. zgon, spłata zadłużenia, itd.) podjęto dalsze działania wynikające z ustawy
o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (upomnienia i tytuły wykonawcze).

W trakcie kontroli porównano odstępy czasowe pomiędzy poszczególnymi czynnościami egzekucyjnymi podejmowanymi w poszczególnych okresach świadczeniowych. W wyniku dokonanej analizy, stwierdzono dosyć znaczne odstępy w czasie pomiędzy poszczególnymi czynnościami egzekucyjnymi: w okresie 2008/2009 i 2010/2011 z reguły wszystkie czynności mieściły się w okresie 12-miesiecznym, jednakże w okresie świadczeniowym 2009/2010 czynności egzekucyjne zakończono dopiero w okresie 14 miesięcy.

 

W związku z ustaleniami zawartymi w przedmiotowym wystąpieniu, zalecam:

 

  1. Opisywać dokumenty księgowe (PK) dotyczące przeksięgowania wydatków zakupów
    w ramach rozdziału 75011 – Urzędy wojewódzkie, zgodnie z wymogami wynikającymi
    z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości
    (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).
  2. Po uprawomocnieniu się decyzji administracyjnych w sprawie zwrotu przez dłużnika alimentacyjnego należności z tytułu otrzymanych przez osobę uprawnioną świadczeń
    z funduszu alimentacyjnego, niezwłocznie wystawiać upomnienia, a następnie tytuły wykonawcze wszystkim dłużnikom, którzy w dalszym ciągu nie uregulowali zadłużenia, zgodnie z ustawą z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym
    w administracji (Dz. U. z 2005 roku Nr 229, poz. 1954 ze zm.).

 

 

 

 

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Joanna Szewczyk 22-10-2012 13:46:01
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: Joanna Szewczyk 22-10-2012
Ostatnia aktualizacja: Joanna Szewczyk 22-10-2012 13:46:01