Logo BIP Logo ePUAP
Biuletyn Informacji Publicznej
herb jednostki
Urząd Gminy Bielice
System eBoi

eBoi
Jak załatwić sprawę?

System eWrota

eWrota
BIPy jednostek organizacyjnych.

Wystąpienie pokontrolne z kontroli przeprowadzonej w dniach od 12 ? 21 września 2012 r. w Urzędzie Gminy w Bielicach, 74-202 Bielice ul. Niepokalanej 34, oraz w Ośrodku Pomocy Społecznej w Bielicach ul. Jana Pawła II 34

Wystąpienie pokontrolne

            Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 i 4, art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r.
o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz art. 175 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.)
w dniach od 12 – 21 września 2012 r. została przeprowadzona kontrola planowa w trybie zwykłym w Urzędzie Gminy w Bielicach, 74-202 Bielice ul. Niepokalanej 34, oraz
w Ośrodku Pomocy Społecznej w Bielicach ul. Jana Pawła II 34 Kontrolę przeprowadzili: Grzegorz Niemczyk – starszy inspektor (kierownik zespołu kontrolującego) oraz Luiza Chylińska – starszy inspektor wojewódzki z Wydziału Finansów i Budżetu Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie w oparciu o upoważnienia
nr: 1.23/1/2012 i 1.23/2/2012 z dnia 5 września 2012 r. Kontrolę dokonano w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji celowych otrzymanych w 2011 r. w ramach działu 750 – Administracja publiczna, rozdziału 75011 - Urzędy wojewódzkie oraz na dofinansowanie świadczeń pomocy materialnej dla uczniów o charakterze socjalnym „stypendium szkolne”. Ponadto kontrolą objęto prawidłowość prowadzenia ewidencji księgowej i windykacji należności budżetu państwa z tytułu wypłaconych należności z funduszu świadczeń alimentacyjnych w okresach świadczeniowych: 2008/2009, 2009/2010 oraz 2010/2011.   

 

  1. Działania Gminy Bielice związane z udokumentowaniem poniesionych wydatków dotyczących wykorzystania dotacji celowych w 2011 r.:
    1. w ramach działu 750 – Administracja publiczna, rozdziału 75011 - Urzędy wojewódzkie (realizowana przez Urząd Gminy w Bielicach) ocenia się pozytywnie
      z uchybieniami,
    2. na dofinansowanie świadczeń pomocy materialnej dla uczniów o charakterze socjalnym „stypendium szkolne” (realizowana przez Ośrodek Pomocy Społecznej
      w Bielicach), ocenia się pozytywnie.
  2. Czynności dotyczące prowadzenia ewidencji księgowej wraz z procesem windykacji należności budżetu państwa z tytułu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego, w okresach świadczeniowych: 2008/2009, 2009/2010 oraz 2010/2011 (realizowane przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Bielicach), ocenia się pozytywnie
    z uchybieniami
    .

Ogólna ocena skontrolowanej działalności –pozytywna z uchybieniami.

 

Wskazana powyżej ocena została oparta na następujących ustaleniach.

 

Ad. 1a) Dotacja celowa przyznana w ramach działu 750 – Administracja publiczna, rozdziału 75011 – Urzędy wojewódzkie.

 

Wojewoda Zachodniopomorski przyznał Gminie Bielice niżej wymienionymi zarządzeniami dotację celową w dziale 750 – Administracja publiczna, rozdziale 75011 – Urzędy wojewódzkie, § 2010 - Dotacje celowe przekazane z budżetu państwa na realizację zadań bieżących z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminom ustawami:

  1. zarządzeniem nr 62/2011 z dnia 22 lutego 2011 r. w sprawie ustalenia planu dochodów
    i wydatków budżetu Wojewody Zachodniopomorskiego na 2011 r. w kwocie 46.700,00 zł. Środki te przeznaczone zostały na pokrycie wydatków związanych
    z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej,
  2. zarządzeniem nr 685/2011 z dnia 28 października 2011 r. w sprawie zmian w budżecie środków krajowych Wojewody Zachodniopomorskiego na 2011 rok w kwocie
    35.252,00 zł z przeznaczeniem na sfinansowanie odprawy emerytalnej, nagrody jubileuszowej, ekwiwalentu za urlop.

(dowód: akta kontroli od str. nr 14 do 21)

 

Wojewoda Zachodniopomorski przekazał na rachunek Gminy Bielice łączną kwotę przyznanej dotacji celowej w wysokości 81.952,00 zł, która została wydatkowana
w całości, z tego:

  • 38.644,30 zł - na wypłatę wynagrodzeń wraz z pochodnymi dla pracownika Urzędu Gminy w Bielicach wykonującego zadania z zakresu administracji rządowej,
  • 2.300,00 zł - na wypłatę dodatkowego wynagrodzenia rocznego,
  • 8.050,00 zł – na wydatki rzeczowe,
  • 32.957,70 zł – na sfinansowanie odprawy emerytalnej, nagrody jubileuszowej oraz ekwiwalentu za urlop.

Zasadność wydatkowania środków w ramach dotacji została potwierdzona dowodami księgowymi, takimi jak: listy płac, faktury VAT i delegacje. Powyższe dokumenty zostały opisane w sposób prawidłowy.

Stwierdzono na dokumentach PK (polecenie księgowania) brak opisu merytorycznego ze wskazaniem faktur oraz pozycji na fakturach których miało dotyczyć przeksięgowane dotyczące wydatków z rozdziału 75023 – Urzędy gmin na rozdział 75011 – Urzędy Wojewódzkie, do wysokości otrzymanej dotacji.

Środki otrzymanej dotacji zostały faktycznie wypłacone przez jednostkę kontrolowaną.

Zestawienie skontrolowanych dokumentów potwierdzających wykorzystanie dotacji na pokrycie wydatków związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej
w 2011 r. zawarte jest w tabeli nr 1 stanowiącej akta kontroli.

Gmina Bielice prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową środków pochodzących
z przedmiotowej dotacji.

 (dowód: akta kontroli od str. nr 22 do 42)

 

Ad. 1b) Dotacja celowa przyznana w ramach działu 854 – Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdziału 85415 – Pomoc materialna dla uczniów, na dofinansowanie świadczeń pomocy materialnej o charakterze socjalnym  „stypendium szkolne”

Wojewoda Zachodniopomorski przyznał Gminie Bielice niżej wymienionymi zarządzeniami dotację celową w dziale 854 – Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdziale 85415 – Pomoc materialna dla uczniów, § 2030 – Dotacje celowe przekazane z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin. Środki te przeznaczone zostały na dofinansowanie świadczeń pomocy materialnej dla uczniów o charakterze socjalnym – zgodnie z art. 90d i art. 90e ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U.
z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.):

  • zarządzeniem nr 169/2011 z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie zmian w budżecie Wojewody Zachodniopomorskiego na 2011 r. w kwocie 41.737,00 zł,
  • zarządzeniem nr 625/2011 z dnia 13 października 2011 r. w sprawie zmian w budżecie Wojewody Zachodniopomorskiego na 2011 r. w kwocie 39.445,00 zł.

 

Przyznaną kwotę dotacji w wysokości 81.182,00 zł Wojewoda Zachodniopomorski przekazał w trakcie roku na rachunek Gminy.

W okresie objętym kontrolą obowiązywał Regulamin udzielania pomocy materialnej
o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie Gminy Bielice ustalony przez Radę Gminy Bielice, na podstawie art. 90f ustawy o systemie oświaty, uchwałą
nr XXI/123/05 z dnia 21 lipca 2005 r. W powyższym Regulaminie wprowadzono zmiany Uchwałą nr III/6/06 Rady Gminy Bielice z dnia 09 stycznia 2007 r.

W celu zbadania zasadności przyznania świadczenia oraz poprawności wykorzystania otrzymanej dotacji, kontrolujący, za pomocą doboru losowego z interwałem, spośród wszystkich uczniów, którym przyznano świadczenia pomocy materialnej o charakterze socjalnym „stypendium szkolne” w 2011 r. dokonali wyboru 40 decyzji. Wybrana próba stanowiła 41,23 % liczby wystawionych w 2011 r. decyzji (97) w ramach przedmiotowej dotacji. Ponadto kontrolujący, sprawdzili przedstawione akta wylosowanych stypendystów poprzez: zbadanie formalne złożonego wniosku wraz z wymaganą dokumentacją (oświadczenia o dochodach), zasadność i wysokość przyznania stypendium szkolnego, zgodnie z uchwalonym Regulaminem przyznania pomocy materialnej o charakterze socjalnym oraz dokumenty potwierdzające wypłatę środków finansowych.

W wyniku kontroli przedstawionych akt stypendystów, ustalono, że przyznane
w 2011 r. świadczenia pomocy materialnej o charakterze socjalnym „stypendium szkolne” zostały przyznane zgodnie z art. 90d ustawy o systemie oświaty oraz ustalonym przez Radę Gminy w Bielicach Regulaminem przyznania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie Gminy Bielice. Kontroli poddano listy wypłat stypendiów. Listy skonfrontowano z ewidencją księgową i rozliczeniami dotacji. Wykazane w dokumentacjach kwoty są ze sobą zgodne. Stypendium szkolne zostało udzielone w formie świadczenia pieniężnego, zgodnie z § 7 pkt 3 Regulaminu udzielania pomocy materialnej
o charakterze materialnym. Wypłat dokonywano w kasie Urzędu. Listy wypłat stypendiów, wydruki ewidencji księgowej i rozliczenia dotacji dołączono do akt kontroli.

Łącznie na dofinansowanie świadczeń pomocy materialnej dla uczniów o charakterze socjalnym „stypendium szkolne” Gmina Bielice w 2011 roku wydatkowała kwotę
w wysokości 81.182,00 zł, która stanowiła całość dotacji tj. bez udziału własnego gminy. Na okoliczność braku zabezpieczenia 20 % środków w budżecie gminy pobrano pisemne wyjaśnienie od Wójta Gminy Pana Zdzisława Lecha Twardowskiego. Z wyjaśnienia tego między innymi wynika, „iż Gmina nie posiadała wystarczających środków na zaplanowanie w budżecie zabezpieczenia 20 %, gdyż w latach 2010 i 2011 planowany był budżet deficytowy”. Gmina kwotę 16.255,40 zł (należność główna 16.236,40 zł + odsetki 19,00 zł) stanowiącą udział gminy w wysokości 20 % ogółem dokonanych wydatków zwróciła na konto Wojewody Zachodniopomorskiego, po uprzednim wezwaniu do zapłaty, przelewem dnia 27.04.2012 r. oraz dopłaciła brakującą kwotę odsetek w wysokości 6,00 zł przelewem  dnia 16.07.2012 r.

(dowód: akta kontroli str. nr 44)

 

Gmina Bielice w 2011 r. nie przyznała żadnego zasiłku szkolnego dla uczniów znajdujących się przejściowo w trudniej sytuacji materialnej z powodu zdarzenia losowego (art. 90e ustawy o systemie oświaty).

Wykaz skontrolowanych akt stypendystów, którym przyznano w 2011 r. świadczenie pomocy materialnej o charakterze socjalnym „stypendium szkolne” zawarty jest w tabeli nr 2 stanowiącej akta kontroli.

Gmina Bielice prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową środków pochodzących
z przedmiotowej dotacji.

(dowód: akta kontroli od str. nr 45 do 83)

 

  1. Prowadzenie ewidencji księgowej oraz windykacja należności budżetu państwa z tytułu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego

 

            W rejestrze dłużników z tytułu funduszu alimentacyjnego wykazano 60 osób wobec których Gmina prowadzi działania wynikające z ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 Nr 229 poz. 1954 ze zm.) w okresach świadczeniowych 2008/2009, 2009/2010, 2010/2011.

            Zadłużenie z tytułu wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego wraz z odsetkami oraz z tytułu zaliczki alimentacyjnej na koniec 2011 r. wykazane w ewidencji księgowej na koncie rozrachunków 221 wyniosło łącznie685.213,55zł, z tego: 401.553,36 zł– należność główna z funduszu alimentacyjnego,66.461,19 zł – odsetki oraz 217.199,00 zł – zaliczka alimentacyjna. Kwoty zadłużenia wykazane w ewidencji księgowej zgodne
są ze sprawozdaniem Rb – 27ZZ za okres od stycznia 2011 r. do końca IV kwartału 2011 roku. Kwoty zadłużenia wykazane w rejestrze dłużników FA na koniec 2011 roku są zgodne z ewidencja księgową.

            W 2011 r. wyegzekwowano od dłużników alimentacyjnych łącznie kwotę 24.267,18 zł, z tego: 14.508,24 zł – fundusz (należność główna) + odsetki w kwocie 6.832,15 zł oraz 2.926,79 zł – zaliczka alimentacyjna.

(dowód: akta kontroli str. nr 84 - 104)

 

W celu dokonania oceny działań wobec dłużników alimentacyjnych zobowiązujących ich do zwrotu zaległości z tytułu wypłaconych świadczeń z tytułu funduszu alimentacyjnego w trzech okresach świadczeniowych, kontrolujący wybrali 20 akt dłużników.

Szczegółowy opis akt dłużników wraz z podjętymi działaniami zawarto w tabelach:
Nr 3 „Fundusz alimentacyjny – działania wobec dłużników” i Nr 4 „Fundusz alimentacyjny – egzekucja” stanowiących akta kontroli.

(dowód: akta kontroli str. nr 105 - 110)

 

Stwierdza się, że Gmina podjęła działania wobec dłużników, polegające
na zawiadomieniu ich o wszczęciu postępowania.

Dla dłużników znajdujących się w wylosowanej próbie, w trzech okresach świadczeniowych (2008/2009, 2009/2010, 2010/2011), wystawiono54 decyzje o zwrocie wypłaconych świadczeń z tytułu funduszu alimentacyjnego na łączną kwotę 260.024,23 zł (należność główna). W podejmowanych czynnościach Gmina wykorzystuje wszystkie możliwości jakie daje ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji
(Dz. U. z 2005 r. Nr 229 poz. 1954 ze zm.) i ustawa o pomocy osobom uprawnionym
do alimentów (Dz. U. z 2009 r., Nr 1 poz. 7 ze zm.).

            W trakcie kontroli stwierdzono u jednego dłużnika brak decyzji o zwrocie wypłaconych świadczeń z funduszu alimentacyjnego, oraz u trzech dłużników alimentacyjnych brak 4 upomnień i w ślad za nimi tytułów wykonawczych. Podczas trwania kontroli wystawiono brakującą decyzję oraz upomnienia. Po uprawomocnieniu się decyzji
i upomnień zgodnie ze złożonymi wyjaśnieniami Pani Anny Marii Kopackiej – Kierownika OPS, zostaną podjęte dalsze czynności egzekucyjne.

 (dowód: akta kontroli str. nr 111 -112)

 

W pozostałych przypadkach w badanych okresach świadczeniowych, po wystawieniu decyzji dłużnikom wobec, których nie było podstaw do zaniechania dalszych działań
(np. zgon, spłata zadłużenia, itd.) podjęto dalsze działania wynikające z ustawy
o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (upomnienia i tytuły wykonawcze).

W trakcie kontroli porównano odstępy czasowe pomiędzy poszczególnymi czynnościami egzekucyjnymi podejmowanymi w poszczególnych okresach świadczeniowych. W wyniku dokonanej analizy, stwierdzono dosyć znaczne odstępy w czasie pomiędzy poszczególnymi czynnościami egzekucyjnymi: w okresie 2008/2009 i 2010/2011 z reguły wszystkie czynności mieściły się w okresie 12-miesiecznym, jednakże w okresie świadczeniowym 2009/2010 czynności egzekucyjne zakończono dopiero w okresie 14 miesięcy.

 

W związku z ustaleniami zawartymi w przedmiotowym wystąpieniu, zalecam:

 

  1. Opisywać dokumenty księgowe (PK) dotyczące przeksięgowania wydatków zakupów
    w ramach rozdziału 75011 – Urzędy wojewódzkie, zgodnie z wymogami wynikającymi
    z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości
    (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).
  2. Po uprawomocnieniu się decyzji administracyjnych w sprawie zwrotu przez dłużnika alimentacyjnego należności z tytułu otrzymanych przez osobę uprawnioną świadczeń
    z funduszu alimentacyjnego, niezwłocznie wystawiać upomnienia, a następnie tytuły wykonawcze wszystkim dłużnikom, którzy w dalszym ciągu nie uregulowali zadłużenia, zgodnie z ustawą z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym
    w administracji (Dz. U. z 2005 roku Nr 229, poz. 1954 ze zm.).

 

 

 

 

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Joanna Szewczyk 22-10-2012 13:46:01
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: Joanna Szewczyk 22-10-2012
Ostatnia aktualizacja: Joanna Szewczyk 22-10-2012 13:46:01