Logo BIP Logo ePUAP
Biuletyn Informacji Publicznej
herb jednostki
Urząd Gminy Bielice
System eBoi

eBoi
Jak załatwić sprawę?

System eWrota

eWrota
BIPy jednostek organizacyjnych.

Zadania i kompetencje na stanowisku Sekretarki


Załatwianie spraw na stanowisku Sekretarki

POKÓJ NR 3 (SEKRETARIAT)

 

1)    przyjmowanie wniosków w sprawach organizacyjnych Urzędu, mających na celu usprawnienie pracy Urzędu;
2)    przygotowywanie pomieszczeń, organizacja i obsługa spotkań, zebrań, narad organizowanych przez Wójta i Sekretarza;
3)    obsługa kancelaryjno- biurowa Wójta i Sekretarza;
4)    przyjmowanie, rozdział, rejestracja, wysyłanie korespondencji i przesyłek (w zastępstwie) zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną;
5)    obsługa urządzeń biurowych i telekomunikacyjnych oraz współpraca z operatorem sieci telekomunikacyjnej w zakresie telefonizacji urzędu;
6)    prowadzenie ewidencji kosztów fax-u;
7)    prowadzenie rejestru skarg i wniosków;
8)    prowadzenie rejestru Zarządzeń Wójta;
9)    prowadzenie listy obecności (wpisywanie dni wolnych, urlopów, itp.);
10)     prowadzenie zeszytu wyjść służbowych i prywatnych;
11)     wystawianie i prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy;
12)     przygotowywanie środkom przekazu informacji z pracy Wójta, Rady Gminy, Urzędu Gminy;
13)     dbałość o aktualność i estetykę wywieszanych materiałów na tablicy informacyjnej przy sekretariacie;
14)     przygotowywanie projektów zarządzeń Wójta i uchwał Rady Gminy w zakresie swojego stanowiska;
15)     prowadzenie ewidencji upoważnień i pełnomocnictw wydawanych przez Wójta;
16)     całość prac związanych z obsługą sekretariatu, a w szczególności:
a.      dbanie o zakupy na potrzeby sekretariatu;
b.     obsługa gości i interesantów;
c.     dbanie i odpowiedzialność za powierzone mienie (m.in. naczynia, sztućce, itp.);
17)     współpraca i załatwianie wszystkich spraw związanych z Powiatowym Urzędem Pracy oraz nadzór i koordynacja pracy (rozliczanie czasu pracy, urlopów, pisanie opinii, dostarczanie niezbędnych dokumentów do księgowości, itp.):
a.      stażystów;
b.     osób na przygotowaniu zawodowym;
c.     praktykantów;
18)     organizowanie szkoleń, seminariów, konferencji, innych uroczystości (sala, sprzęt, zaproszenia, zaopatrzenie, itp.);
19)     obsługa informacyjna świąt państwowych i gminnych oraz wizyt delegacji krajowych i zagranicznych;
20)     dbałość o estetykę wszystkich tablic informacyjnych oraz o aktualność wywieszanych materiałów (współpraca z poszczególnymi pracownikami odpowiedzialnymi za tablice ze swojego stanowiska pracy);
21)     prowadzenie rejestru świąt, uroczystości, itp., w których uczestniczy Wójt oraz przygotowywanie okolicznościowej korespondencji i wystąpień;
22)     prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej;
23)     obsługa poczty elektronicznej;
24)     prowadzenie kancelarii „e-urząd”;
25)     udział w przygotowywaniu i redagowaniu Gminnej strony internetowej, Biuletynu Informacji Publicznej oraz gazety lokalnej „Nasz Powiat”.
26)     obsługa fotograficzna podczas odbywających się imprez kulturalno – sportowych na terenie gminy Bielice organizowanych przez Urząd Gminy Bielice.

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Kamela Wilczyńska 24-10-2007 15:56:05
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: Kamela Wilczyńska 04-10-2007
Ostatnia aktualizacja: Joanna Szewczyk 22-09-2009 13:15:16